Hvordan lykkes med en workshop?
Tydelig mål, god planlegging og god fasilitering. Det er noen av de viktigste tipsene for gjennomføre en skikkelig god workshop.
Du har sikkert, som jeg, mer enn én gang vært en del av en workshop der resultatet ble så som så?
Kanskje var det en eller to personer som dominerte hele arbeidsøkta uten at andre slapp så mye til. Kanskje sprakk tidsskjemaet. Kanskje spaghetti-økta i teambuildingsøvelsen var det mest minneverdige.
Og var egentlig alle klar over hvorfor dere skulle ha en workshop i det hele tatt?
Manglende mål og resultat er helt vanlig i en workshop. Men heldigvis er det noen enkle grep som bidrar til at workshopen blir produktiv.
Fem tips for å lykkes med en workshop
Her fem tips som bidrar til at workshopen blir vellykket:
Sørg for at dere har et konkret mål for workshopen
Forbered arbeidsøkta ordentlig
Pass på at sammensetningen av deltakere er bred og god
Design workshopen godt
Følg opp workshopen i etterkant
For det som har lyst til å gå litt mer i dybden: her har du litt mer info om hvert enkelt workshop-tips:
Konkret mål er viktig
I en workshop er det viktig å ha et tydelig mål for arbeidsøkta. Både at du har et mål for selve arbeidsøkta, og ikke minst at alle workshopdeltakerne er kjent med hvorfor workshopen skal gjennomføres.
Mål kan være så langt. Utvikle en strategi, få på plass en markedsføringskampanje, eller evaluere en markedsplan, er bare noen eksempel på workshopmål.
Du kan også ha sekundærmål for en workshop, for eksempel at teamet som deltar skal bli mer sammensveisa.
Forbered workshopen
Forberedelser er helt essensielt.
Hvem skal gjøre hva? Hvordan ser lokalet der dere skal samles ut? Har dere det som trengs av post it-lapper, whiteboard og annen rekvisita? Hva skal dere gjøre i pausene? Hvilke regler skal dere ha for mobilbruk, og hva skal dere gjøre før og etter hver enkelt økt?
Dette er bare noen av spørsmålene som hjelper deg å forberede det hele best mulig.
En annen viktig del av forberedelsene, er å gå litt mer i dybden rundt tema for workshopen. Her bør du alltid ta en prat med hen som har bestilt eller initiert workshopen.
I mange tilfeller er det også nyttig å ta en kort prat med resten av deltakerne, slik at får avklart både forventninger og at alle har samme oppfatning av hva som skal løses.
Bredt sammensatt workshopteam
Selvfølgelig tenker alle over hvem som skal være med i en workshop. Men med mindre hen har kompetanse som fasilitator, er det sjelden en går systematisk til verks når en skal sette sammen arbeidsgruppa.
Les også: workshop eller møte: hva er forskjellen?
Det er synd, for gruppesammensetningen er spesielt viktig når viktige utfordringer skal løses, strategier og planer skal utvikles, og ellers når det er mye som står på spill.
Så langt som det er mulig, er det smart å få inn personer med litt ulik kompetanse fra bedriften. Skal du for eksempel arrangere en produktutviklingsworkshop, kan det være smart å ha med ansatte både fra FoU, produksjonen, salg og kundeservice.
Design workshopen godt
Det fjerde tipset for å lykkes med en workshop, er å designe workshopen godt. Dette handler blant annet om hvordan du skal sette sammen de ulike øvelsene, hvor mye som skal settes av når det gjelder tid, og hvem som skal gjøre hva.
Hvordan workshopen skal designes, kommer helt an på hva som er målet med workshopen, og hva som har kommet fram når du har snakket med ulike deltakere som en del av planleggingen.
Nøkkelen er å bruke de rette øvelsene og teknikkene på de rette stedene i workshopen, og få en god balanse mellom arbeidsintensive øvelser og de mer rolige aktivitetene.
Det er et enormt antall etablerte øvelser og teknikker å velge blant. Kunsten er å plukke ut de som er relevante for akkurat den workshopen som skal arrangeres, og sette de sammen på en god måte.
Følg opp workshopen
En workshop må alltid ha en klar vei videre. Ikke avslutt økta før dere er enige om hva som skal gjøres av hvem, og når det skal gjøres.
Like viktig: tiltakene må også følges opp i etterkant. Dette gjøres ofte av den eller de som fasiliterer workshopen.
Apropos fasilitator: en erfaren workshopfasilitatar er smart å bruke for å lykkes med en workshop.
Bruk gjerne en intern ressurs dersom dere er så heldige å ha noen med kompetanse og erfaring, men en ekstern fasilitator kan ofte hjelpe dere å gjennomføre hele prosessen mer effektivt.
Lyst til å få mer klarhet i hva en ekstern fasilitator kan bidra med for virksomheten du jobber i?
Da kan en kartleggingsworkshop være starten du trenger.
Ta kontakt for å avtale en gratis 60-minutters kartleggingsworkshop